Agendas de dragones

Las mejores agendas de dragones con materiales seleccionados y acabados perfectos

Gestión de la Agenda: la clave para una organización útil

Advertencia: después de leer esto, nunca volverás a ver tu calendario de la misma manera … y la administración de tu calendario estará con esteroides.

“Si no está en la agenda, no se hará”.

  • ¿Pero qué poner en tu agenda …?
  • Y sobre todo, ¿cómo gestionar tu agenda?

Si la escuela no te ha enseñado a administrar el calendario (o si tu calendario es un desastre sin nombre), el objetivo de la guía que sigue es corregir esta deficiencia. Aprovecharé esta oportunidad para desvelar el concepto de una agenda infinita.

Y este concepto de agenda infinita no es nuevo: lo he estado usando desde hace mucho tiempo.

No puedes no usar un calendario

Si lees estas palabras, no puedes prescindir de una agenda.

Por supuesto, es posible que no tengas un planificador de papel en el que registrar tus citas … pero utilizarás un sistema para recordar las citas que planificas.

Puede ser un recordatorio que configuras en tu teléfono inteligente.
O notas adhesivas que pegas en la puerta de tu casa …

Pero, ¿por qué necesitamos una agenda para recordar nuestros eventos futuros?

Porque nuestros cerebros no son buenos para recordar información.

Como dijo David Allen, un cerebro no está hecho para memorizar información, está hecho para trabajar con información.

Una computadora es mucho más eficiente que nosotros para almacenar y recuperar información (piense en su álbum de fotos en línea). Pero una computadora es ridícula para nuestra capacidad de  hacer conexiones, crear nueva información, hacer asociaciones e inventar conceptos.

La agenda viene a superar el primer problema de nuestro cerebro: nuestra memoria no es confiable.

Y para superar este problema, usa un diario o una agenda.
Si todo el mundo usa un diario, ¿por qué escribir un artículo al respecto?

Porque el uso masivo de una herramienta no es sinónimo de uso eficiente.

Para darse cuenta …

  • Basta con mirar la cantidad de personas que no han configurado su teléfono inteligente (y que están constantemente atormentadas por su atención).
  • Sólo observe cómo la mayoría de las personas manejan sus correos electrónicos …
  • Solo mira cómo se comporta la gente en la carretera … 😉

Y usar el diario no es una excepción a esta regla: la mayoría de la gente NO tiene idea del potencial de su diario.

Y tal vez a partir de ahora todavía no haya visto el potencial de su agenda … la buena noticia es que eso está cambiando u va a cambiar, sigue leyendo.

Definición de una agenda

Según Wikipedia, un diario o una agenda es una herramienta que te permite asociar acciones con tiempos y así organizar tu tiempo. Se utiliza para poder dar a su usuario la posibilidad de planificar, anotar su horario y sus citas.

Esta definición suena bien … pero la cosa es que puedes hacer MUCHO MÁS con una agenda “simple”.

El papel fundamental de la agenda

Te guste o no, cada vez que te despiertas ha pasado un día. Ya no estamos viviendo el dia anterior, sino que ya estamos en el dia siguiente (por ejemplo). Todos los días avanzas en tu agenda.

Durante este nuevo día, completaras tareas, verás gente y conocerás lo inesperado.

Si realizas un seguimiento de tu organización, podrás trabajar con esta información y encontrar las recurrencias que son disfuncionales . Estas recurrencias disfuncionales pueden ser las consecuencias de tu planificación / acción.

Si observas lo que hiciste en el pasado, podrás mejorar lo que haces en el futuro.

Ejemplo: si llego tarde regularmente a citas que son DESPUÉS de una reunión … puedo concluir que no tomo suficiente margen de seguridad en mis días. Esta información visible me permite hacer las correcciones necesarias en mi consulta.

Entonces, un diario se convierte en una ayuda para mejorar tu sistema .
Y recuerdo lo que dijo W. Edwards Deming: un sistema mediocre siempre será más eficiente que una persona inteligente (sin un sistema).

En tu diario o agenda, también puedes hacer tu “diario” o medir los hábitos de tu elección o tus gastos.

Pero un diario se usa más comúnmente para programar tareas , citas y recordar nuestros objetivos.

Ahora, una pregunta que surge a menudo en los correos electrónicos que recibo es el vínculo entre los proyectos y la agenda.

  • ¿Debo poner las tareas de mi proyecto en mi calendario?
  • ¿Tengo que escribir mis metas en mi agenda?

Responderé a esta pregunta … pero antes, ¿ tienes que tener un diario en papel o un diario digital?

¿Diario de papel o diario electrónico?

Cada elección viene con su propio conjunto de ventajas y desventajas. La agenda no es una excepción a esta regla. Usé ambos formatos. Durante años, usé el diario de bloque. Ahora uso la agenda central infinita.

Algunas ventajas de la agenda en papel:
No te molestes con sus notificaciones
Independiente de una fuente de energía (no falla)
Espacio limitado que te anima a elegir tu información
 
Algunas desventajas del diario de papel:
Es difícil mostrar la misma información en múltiples formatos.
Sin sincronización
No se pueden configurar recordatorios
Cada vez que muevo un artículo tengo que volver a escribir la información
 
Algunas ventajas del diario electrónico:
Se sincroniza en sus diferentes interfaces digitales.
Puedes compartirlo con otras personas.
Facilita la coordinación
El espacio puede ser ilimitado
Puede medir ciertos aspectos / conectarse a ciertas aplicaciones.
 
Algunas desventajas del diario electrónico:
Depende de la electricidad y, a menudo, de Internet.
Es fácil sobre-registrarse
Está ubicado en un medio que distrae (computadora / teléfono inteligente).

Lo que nos lleva a una pregunta que me hicieron recientemente:

¿Cuál es la mejor agenda?

El mejor diario es el que usas.

Pero dependiendo de su contexto, algunos calendarios son más apropiados que otros. Por ejemplo, cuando trabajaba para una empresa haciendo trabajos exteriores, usaba agenda porque no siempre tenía Internet disponible y mis dedos se mojaban en las pantallas de los teléfonos inteligentes … no es lo mejor.

Cuando trabajaba como gerente, usaba Outlook porque la empresa usaba Outlook y tener dos calendarios no era una opción.

Por mi parte, la agenda infinita me ayuda mucho … y no podría prescindir de ella.

Pero no importa lo que elija, el mejor diario es el que usa.

¿Qué tipo de agenda usar?

Hay 3 tipos de diarios … (les dejo la lista el calendario anual)

1. La agenda diaria

agenda diaria
 

2. El diario semanal o semanal

semanal
 

3. La agenda mensual

planificador mensual
 

El problema con el soporte de papel, como has leído, es que no es posible cambiar de un tipo a otro. Si bien la mayoría de los diarios electrónicos nos permiten jugar con la información para presentarla de la forma que más nos convenga.

Usé Google Calendar para mostrar el calendario diario, semanal y mensual (imágenes de arriba)

Si estás utilizando un planificador de papel, te recomiendo que utilices el formato de semana. Lo que quiero decir es que tu semana debería ser visible de un vistazo.

Un ejemplo de un diario semanal (diario de bloque)

Esto te permite evitar ingresar detalles, pero sobre todo, asegurarse de que todas sus piedras grandes estén presentes …

Me leíste correctamente. Discuto el concepto de piedras grandes en el próximo capítulo … y luego pasaremos a la práctica.

¿Qué poner en tu agenda?

¿Conoces la metáfora del frasco para comprender completamente la gestión del tiempo?

Esta conocida metáfora siempre vale la pena repetirla.

¡Agarrate! Se pone interesante …

Este frasco representa tu tiempo.

La metáfora del tarro para gestionar tu tiempo

Ahora llenaré este frasco con piedras.

metáfora del tarro de gestión del tiempo

¿Está lleno el frasco?
No, todavía puedo ponerle piedras pequeñas para rellenar los espacios.

tarro de gestión del tiempo de guijarros

¿Está lleno el frasco ahora?
No, todavía puedo ponerle arena.

¿Está lleno el frasco ahora?
No, todavía puedo ponerle agua para llenar los últimos espacios.

El frasco representa las 24 horas que recibe cada día.
Las 168 horas que obtienes cada semana.

  • Las piedras representan las áreas que deben considerarse para funcionar de manera óptima, así como su objetivo clave en este momento.
  • Los guijarros representan acciones y citas menos importantes.
  • La arena representa emergencias, distracciones y lo inesperado.
  • En cuanto al agua, representa los momentos pasados con las personas que amas (y los momentos que te dan placer).

Todo cabe en el frasco.

Ahora, si intentas llenar el frasco en otro orden (por ejemplo, comenzando con la arena), encontrarás que no podrá hacer caber todo. Tus piedras serán abandonadas ya que no tienen espacio para ocupar.

Este frasco es tu agenda.

Es imperativo organizar tus días en el orden correcto. Es decir, comenzando con las áreas y tareas importantes que le permiten lograr el resultado deseado (y mantener su sistema funcional).

¿Cuáles son las áreas importantes de tu vida (tus piedras)?

Áreas importantes de tu vida están cambiando, pero dos cosas estarán contigo a lo largo de tu vida: tu cuerpo y tu cerebro.

Cuanto más funcional sea tu cuerpo y tu cerebro, más fácil será en todas las áreas de su vida.

A veces es tentador ignorar estos aspectos, pero tarde o temprano pagamos por ello.

Por supuesto, a veces tomarás noches de insomnio, horas extra y cosas por el estilo, pero cuando lo hagas, escribe una fecha en tu diario en la que las cosas deberían volver a la normalidad. Esto te permitirá decirte a tí mismo “ah … tuvimos que trabajar horas extras durante 1 mes … y han pasado 2 meses …”.

Lo que quiero decir es simple: todo lo que haces, sientes, respiras, comes pasa por tu cuerpo y tu mente.

Si estas dos cosas no se toman en consideración, tarde o temprano se convertirán en una emergencia en tu vida. No conviertas lo importante en una emergencia crítica.

Así que tómate tu tiempo para mejorar / mantener tu cuerpo y tu mente.
Semana tras semana.

Entrena, lee, practica deportes.
Todo el mundo lo sabe … y una de las razones por las que no actuamos en nuestro mejor interés … es que estas cosas están en nuestra cabeza y no en nuestra agenda. Y recuerda … nuestra memoria no es buena.

¿Resultado? Nos reunimos al final de la semana jurando que la próxima semana será diferente …

Pero esto es solo un reinicio eterno.

¿Eso te habla? Si es así, necesitas reservar tiempo para tí, en tu agenda, para nutrir tu mente y cuerpo.

Luego se pueden agregar otras piedras: tómate el tiempo para administrar tus finanzas, tómate el tiempo para mantener tus relaciones. Tómate tu tiempo para cocinar.

Estas piedras deben agregarse antes …

… El Rendez Vous

Cuándo reservas una cita, te comprometes a estar en un momento y lugar determinados con una persona determinada.

Uno podría comprometerse a estar presente física y mentalmente. Requiere tener energía y no estar a medias en WhatsApp (o en tus correos electrónicos).

Al programar una cita, a veces debe prepararse para la cita.

  • Cuando tienes una cita, significa ducharte, cepillarte los dientes y llevar condones.
  • Cuando vas a una entrevista de trabajo, eso significa conocer las necesidades de la empresa y preparar tu caso.
  • Cuando vas a comer con tu familia, consiste en llevarle flores a tu madre.

Ese tipo de cosas.

Si estoy dando ejemplos, es para enfatizar que una cita siempre requiere más tiempo que el tiempo que se pasa con la persona. Puede ser tiempo de viaje, tiempo de preparación, tiempo para procesar lo que se ha decidido hacer, etc.

Piénsalo y toma algunos márgenes de seguridad.

Las tareas

Estoy en contra de las listas de tareas pendientes.

En mi opinión, tus tareas deberían estar centralizadas en tu agenda. Para que puedas combinar tus tareas, tu nivel de energía y el momento adecuado.

Este es un consejo muy eficaz.

El simple hecho de cambiar el tiempo de la tarea puede aumentar la productividad sin invertir más recursos.

El tiempo lo es todo : detrás de esta frase está este concepto del momento.

Elige el momento adecuado para completar una tarea … y hacerlo de buen humor. Si tienes control sobre la estructura de tu día, será mucho más productivo y relajado que alguien que no puede controlar su horario.

Mi consejo: asegúrate de que tus acciones actuales te permitan tender a la libertad en tus horarios.

El método Ivy Lee

Ivy Lee era consultor a principios del siglo XX.

Ivy lee
 

Su recomendación fue simple: cada día, enumerar 3 tareas a realizar como una prioridad. Si te interrumpen, intenta posponer la interrupción (sin enfadarte ;-))

Si eso no es posible, lidia con lo imprevisto y una vez hecho esto, vuelve a la tarea que estabas haciendo.

Utilizo el método Ivy Lee con una diferencia: en lugar de definir mis tareas diarias por la mañana antes de comenzar, las selecciono por la noche antes de desconectar.

Técnica de bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo consiste en hacer una cita en tu agenda por bloque de tareas para procesarlas por lotes.

  • Por ejemplo, por la mañana: escribiendo.
  • Luego de 2 p.m. a 3 p.m.: Correo electrónico
  • Luego de 3:30 p.m. a 5:30 p.m., las citas.

La ventaja es que no tienes que preocuparte por definir con precisión tu horario, que de todos modos se pondrá patas arriba. Si tienes un imprevisto, mueves todo el bloque.

Los límites

Es interesante trabajar con límites. Uno de los conceptos que más me ha ayudado es definir una cantidad de tiempo para un determinado tipo de trabajo, más que definir una calidad a alcanzar (rara vez se define con precisión) y el tiempo necesario para lograrlo.

Al decir “esta tarde, estoy escribiendo un artículo sobre la gestión del calendario” (como lo estoy haciendo con este artículo), estoy haciendo lo mejor que puedo con lo que tengo. Después, siempre puedo mejorar la calidad de mi artículo si veo que a la gente le gusta.

Primero hazlo funcionar, mejora más después.

Así evito caer en la trampa del perfeccionismo .

Y me hace recordar lo que dijo JD Meier en su libro “Getting Results”: dedicar más tiempo a un problema existente rara vez es el enfoque correcto. Debemos tomarnos un tiempo para alentarnos a encontrar enfoques nuevos, más efectivos y eficientes.

Hay límites mínimos y máximos.

Un ejemplo de límite mínimo  : 3 x 15 minutos de deporte a la semana (que anotas en tu agenda) …

O los límites máximos. Por ejemplo, 3 salidas sociales por semana o un máximo de 40 horas de trabajo por semana.

O si estás pasando por un momento difícil en tu vida, puedes establecer 3 momentos del día en los que te vas a quejar de tu situación. Una vez que este momento ha pasado, sigues adelante. Este consejo viene de Julian Whitaker y Carol Colman …  pero se repite en el libro 12 reglas de vida.

Nota: La agenda en papel no te informará que se acerca un límite … mientras que la agenda digital sí.

Las medidas

Uno de los aspectos más interesantes (y que a menudo se pasa por alto) de la agenda es el aspecto de la medición.

Recuerda que la gente nueva en la organización me pregunta “¿por dónde diablos empiezo? ¡Y su sitio es enorme! Estoy perdido” .

Mi recomendación es consistente: comience midiendo lo que es importante para tí en tu vida . “¿No tienes tiempo?” Mide la cantidad de tiempo que pasas en Facebook, YouTube o Netflix. Puedes anotar en tu diario varias medidas que desees tener a la vista.

Por ejemplo, ingreso en mi diario infinito, junto a la fecha de hoy, los diferentes comportamientos que quiero tener a la vista día tras día …

Método Kanban en workflowy
 

Y debido a que observar el comportamiento lo cambia, inevitablementecambiaráé con el tiempo.

¿Por qué no en una aplicación externa?

Porque requiere pensar en ello … mientras se te pide automáticamente (a través de las personas que te rodean) que mires tu calendario.

No puedes ignorar tu calendario, mientras que puedes ignorar su aplicación para medir tus hábitos.

El norte

Finalmente, si no tienes un sistema para gestionar el progreso hacia tus metas, puede valer la pena tener en cuenta las metas del mes … o incluso del año, dentro de tus semanas. Esto te permite tomar decisiones menos malas y elegir más fácilmente entre varias opciones.

¿Deberíamos tener dos agendas?

Algunas personas usan dos calendarios. Una agenda para lo privado, una agenda para lo profesional. Te recomiendo que tengas solo un diario, de lo contrario será un desastre rápidamente.

Y si no es un lío, mantener sus dos horarios en orden es un esfuerzo adicional … en una vida diaria ocupada. Evitar.

¿Qué pasa si tu jefe tiene acceso a tu calendario?

En este caso, privatiza tus citas personales para que no puedan verlas.

Si quieres verlos, codifica tus actividades personales …

¿Si quieres entender los códigos de tus actividades personales?

Cambiar de jefes.

Habiendo dicho eso … veamos cómo se concreta en tu agenda.

¿Qué es una agenda infinita?

Una agenda infinita te permite profundizar en los detalles de un dato, sin que te moleste otra información que se encuentre en el proceso anterior o posterior.

Sí, todavía estoy pensando en una mejor definición. Pero bueno … primero haz que funcione y luego mejora.

Un planificador infinito es un concepto que no se puede hacer fácilmente con un planificador de papel, pero es la funcionalidad inherente de un delineador como Workflowy o Dynalist lo  que permite hacerlo.

En un diario de papel, estoy limitado por el espacio.

Es decir que si me inscribo a las 3 p.m., reuniéndome con Clément para hablar de mi publicidad, tendré que utilizar otro medio para preparar mi reunión. Puedo hacer esto en Meistertask , en papel o en PowerPoint.

Pero … se usa otro medio y descentralizo la información.

Lo fragmento.

  • En mi diario tengo el QUÉ / CUÁNDO / QUIÉN / DÓNDE
  • y en otro lugar tengo el “QUÉ (detallado) / CÓMO + lo que se dijo.

Mientras que con la agenda infinita, tienes todo en un solo lugar, sin que se convierta en un lío sin nombre.

 

 

En pocas palabras, tu agenda se convierte en mucho más que tu agenda. Se convierte en la parte esencial de tu organización . El centro de la misma.

Puedes hacer tu gratitud, tu diario, puedes medir tus gastos y realizar un seguimiento de lo que haces con tus días. Puedes hacer tus recetas de cocina y encontrarlas usando un sistema de palabras clave.

Y ahora podrías estar pensando … está bien, pero ¿cómo conecto mi agenda con mis proyectos?

Esta es una pregunta que surge a menudo …

¿Cómo vinculo mi agenda a mis proyectos?

Un proyecto abarca varios objetivos. Estos objetivos abarcan varios subobjetivos. Estos subobjetivos abarcan varias tareas.

La gente luego escribirá estas tareas en tu diario … y ahí está.

Lo que te recomiendo que hagas es crear un tablero kanban por proyecto.

Kanban

Cada tablero kanban tiene una lista de objetivos / subobjetivos / tareas.

Su tabla kanban está dividida en columnas.

  • Primera columna: ideas
  • Segunda columna: hacer

Nota: entre la primera columna y la segunda columna, hay una toma de decisiones que puedes hacer con el triángulo CDQ.

  • Tercera columna: en curso.
  • Cuarta columna: hecho.

Ahora, en tu agenda, solo vincularás la columna “actual” creando un bloque de tiempo para su proyecto.

Vincular una agenda a un kanban
 

Entonces, tu agenda es el conector entre sus diferentes proyectos.

Cuando hayas terminado una tarea, regresa a tu proyecto y pasa a la siguiente tarea. De modo que tus tareas permanecen en tu kanban y solo asignarás el tiempo asignado al proyecto en tu calendario.

¿Qué tareas puede haber en tu calendario?

  • Tareas solitarias / recurrentes que no están relacionadas con un proyecto.

Por ejemplo:

  • Pagar factura X (si no se puede automatizar)
  • Cortar el césped (tarea recurrente 6 meses al año)
  • Limpiar el apartamento (si no delegas), una vez por semana.
  • Y todo lo que tiene que hacer un ciudadano cuando vive en sociedad …
  • Y todo lo que una persona necesita hacer para tener una relación de calidad con su pareja …

¿Cómo vincular tu agenda a tus metas?

Aconsejo no hacer un seguimiento de tus objetivos en tu agenda. Como has visto anteriormente, tus objetivos incluyen proyectos.

Por otro lado, hay objetivos que no tienen fin en sí mismos. Este es el caso de los hábitos. Los hábitos se pueden medir y el lugar perfecto es el diario.

Tus objetivos relacionados con un proyecto (por ejemplo, escribir el capítulo 4 de mi libro XYZ) -> Proyecto (en forma kanban)

Haz 3 veces a la semana, 15 minutos de deporte -> Tu agenda.
Cada vez que haces deporte, pones un código de color en la parte superior de tu diario.

flujo de trabajo de registro de vida
 

Con el tiempo, te das cuenta de que estás cumpliendo tus promesas y comienzas un círculo virtuoso.

Visualiza tu procrastinación

Esto es opcional … pero para aquellos que quieren dejar de procrastinar. Un planificador es una excelente manera de visualizar su procrastinación. Todos posponemos las cosas, pero cuando omites una tarea para el día siguiente (porque pospones las cosas), incluirás una tarea junto a ella.

Esto te permite hacer obvio lo que quieres ocultar.

Agenda y procrastinación
 

Estamos casi al final de este artículo … No podría dejarlos sin mencionar las siguientes mejores prácticas:

6 Buenas prácticas para organizar tu diario semanal:

Estas prácticas provienen del libro “Getting Results” de JD Meier.

Cada semana, cuando planifiques tu semana con anticipación, establece en tu calendario:

1. Tus compromisos inflexibles.

Para Cal Newport, este es un modo de trabajo profundo diario (concentración intensa) en el que crearás el mayor valor.

2. Consolida actividades que te quiten energía

Trata de no dedicar más del 25% de tu tiempo diario a actividades que te quiten energía, actividades que no te gusta hacer. Y coloca estas actividades en momentos en los que naturalmente tiendes a tener energía.

3. Dedica tiempo a tus puntos fuertes (o lo que te hace fuerte)

Planifica momentos en los que vas a hacer lo que quieras, genera energía. Trata de tener un mínimo del 75% de su tiempo de trabajo, planifica actividades que aumenten tu energía.

4. Tómate el tiempo para divertirte y ver a las personas que te agradan.

Es importante divertirse en la vida.

5. Evita el error común de invertir más tiempo en un problema.

La clave es reducir el tiempo invertido, aumentando el valor que creas y mejorando tu eficacia y eficiencia.

6. Programa algo de tiempo libre (o un día libre).

Quizás el punto más difícil de poner en práctica si eres ambicioso.

Conclusión: tu agenda, mucho más que una agenda

El propósito de este artículo fue mostrarte cuánto una agenda, una agenda simple, puede convertirse en el eje de su organización.

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